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Como operar o eSocial dentro das empresas

Publicado Por: ADPLatAm on 7 dezembro 2016 in eSocial

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O eSocial já é uma realidade para as empresas, mesmo que o prazo para a obrigatoriedade tenha sido prorrogado para janeiro de 2018. Isso por que antes de o novo sistema de envio de informações dos empregados entrar em vigor, as empresas precisam adequar seus processos internos para que o fluxo de informações de cada colaborador transite de forma ágil dentro dos mais diversos departamentos da companhia, como financeiro, pessoal, contábil e segurança do trabalho.

Além disso, o RH precisa estar atento aos trâmites prévios que o eSocial exige, como a conferência dos dados cadastrais dos empregados e envio dessas informações para o sistema. Diante de tantas etapas para a operacionalização do eSocial dentro das empresas, criamos um passo a passo para que nada se perca ao longo deste processo.

1º Passo

Antes de qualquer outra iniciativa, o RH precisa fazer a Qualificação Cadastral de todos os empregados da empresa, ou seja, o departamento deverá enviar um arquivo para o site do eSocial contendo o nome do empregado, data de nascimento, além dos números de PIS e NIT para que estes sejam verificados pelos órgãos competentes.

pisFoto: Caixa

2º Passo

Após a verificação dessas informações, o eSocial retornará o arquivo para a empresa. Caso seja constatado alguma não conformidade, a área de recursos humanos será responsável por fazer as devidas avaliações e correções retornadas do arquivo. Em alguns casos, será necessário que o colaborador entre em contato com o canal 135 da previdência social.Vale ressaltar, que caso essas divergências não sejam corrigidas antes da obrigatoriedade do eSocial, a empresa poderá sofrer alguma penalidade como o recebimento de multa por não cumprir o prazo exigido pelo governo.

3º Passo

 Além de realizar a qualificação cadastral de cada colaborador logo no início do processo, as empresas também devem estar atentas a revisitar essas informações de seus colaboradores como endereço, CPF dos dependentes, CBO, entre outros, realizando uma espécie de censo dentro da companhia.

cpf

Foto: Caixa

4º Passo

Feito isso, o RH deverá olhar para dentro da empresa e conversar com cada departamento envolvido no processo de envio das informações – área financeira, departamento pessoal, contábil e segurança do trabalho para que assim sejam definidos os processos necessários e estabelecido prazos para a entrega das informações. Tudo para que não ocorram atrasos para a submissão dos dados ao eSocial.

5º Passo

Este é um passo que requer total atenção das empresas, já que caberá ao RH revisitar todas as incidências sobre as rubricas pagas em sua folha de pagamento, bem como as suas liminares. Ou seja, com o eSocial será necessária a parametrização das rubricas da sua folha de pagamento versus a tabela de rubricas do eSocial, indicando a incidência tributária de cada uma delas – e tudo isso deve ser feito pelo empregador.

_eSocial

Foto: José Adriano

6º Passo

Após estabelecer o prazo de entrega das informações referente às outras áreas da companhia, o RH deve liderar uma espécie de comitê, no qual representantes dos demais setores (contábil, finanças, segurança do trabalho e departamento pessoal) estabeleçam um fluxo de trabalho para que nenhuma informação seja perdida ou comunicada após o prazo estabelecido pelo governo. Por exemplo, a área de segurança e medicina do trabalho deverá entregar para o departamento de recursos humanos, no prazo estabelecido, as informações sobre atestados médicos, monitoramento biológico, exposições de insalubridade/periculosidade e percentual de financiamento de aposentadoria especial.

empregador-esocial

Foto: GR

7º Passo

O RH será o ponto focal de todo o processo relacionado ao eSocial, sendo assim, ele será o responsável pelo gerenciamento do envio dos arquivos XML, os quais constam as informações relacionadas a cada empregado ao web service do eSocial, como também ficará a cargo da área o monitoramento dos protocolos e recibos gerados pelo sistema.

8º Passo

Por fim, chega-se ao processo de fechamento da folha de pagamento no eSocial, que só ocorrerá com a entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Fiscais (DCTF), cujo processo será realizado mediante certificação digital.

folha de pagamento

Foto: Jornal Contábil

Como deu para ver, são inúmeros os passos que antecedem a obrigatoriedade ao eSocial. Olhar apenas para o prazo estabelecido pelo Governo de janeiro de 2018, pode acarretar em atrasos e diversas penalidades para a empresa. Por isso, é importante começar todo esse processo o quanto antes e garantir uma transição tranquila quando chegar a hora.

Foto em destaque: Doméstica Legal

Escrito por Daniela Paschoal

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TAGS: eSocial

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