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A complexidade e os riscos dos processos de compliance

Publicado Por: ADPLatAm on 15 December 2016 in Conformidade Legal

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Ao que tudo indica, o número de impostos e alterações regulamentadas relacionadas com pagamentos só tendem a aumentar, por isso, a área de recursos humanos e os executivos financeiros tem de ser capazes de manter a conformidade e lidar com os riscos do futuro. Uma coisa é certa: Não vai ser fácil sem ter alguma ajuda.

Compliance relacionado a emprego em um ambiente de cumprimento global complexo, costumava ser exclusivo para um grupo relativamente pequeno de empresas multinacionais. No entanto, nos últimos vinte anos o mundo mudou e a tendência da “globalização” triplicou o número de funcionários que trabalham para uma filial de uma empresa multinacional. Como resultado, a linguagem dos negócios está se tornando mais padronizada por meio das fronteiras. Porém, o direito do trabalho permanece mais complexo do que nunca.

A necessidade das organizações gerenciarem questões de risco e conformidade nunca foi tão grande e elas precisam entender dessas regras em qualquer que seja o local de operação da companhia. Melhorar a eficiência do gerenciamento de conformidade não é apenas um ponto crítico, mas é fundamental para os negócios.

Custos de não conformidades podem ser elevados

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Foto: Só cursos gratuitos

O primeiro ponto a se levar em consideração é saber que não estar em conformidade com as leis pode acarretar em custos elevados para a companhia. Os riscos, tanto para pequenas e médias empresas, podem ser tão grandes quanto para organizações maiores. Muitas corporações têm falta de recursos e especialização interna para se manter a par das constantes mudanças em leis locais, regionais e nacionais que regem o mercado de trabalho. Sem o devido preparo, erros podem levar a consequências de conformidade graves e dispendiosas.

Dentro de alguns cenários observamos que:
• Empresas que transferem funcionários ou operações de um país para o outro não podem se dar ao luxo de não resolver questões como a retenção adequada de imposto de renda ou o não arquivamento correto de pagamentos de seguros nacionais. A falha nestes processos pode resultar em investigações e graves sanções penais.
• Empreendedores de startups estão cometendo os mesmos erros clássicos que grandes empresas faziam há 25 anos: eles contratam muitas pessoas e não têm tempo para acompanhar os requisitos de conformidade.
• Mesmo as empresas com pouca expansão geográfica ainda exigem recursos para compreender as normas do direito do trabalho, legislação e mudanças regulamentares.

Os riscos podem transcender os custos de não conformidade

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Foto: Eu sem fronteiras

Os riscos associados ao não cumprimento do compliance geralmente se concentram em custos, multas significativas e tempo dedicado a correção de erros. Estes custos são altos, mas fáceis de serem medidos. Difícil é quantificar as perdas por danos causados por descumprimento à reputação da marca e a falta de engajamento pelos funcionários.

Muitas organizações se concentram em melhorar a eficiência do RH, a tecnologia e a velocidade, em detrimento da precisão e mitigação de riscos. Um excesso de confiança em equipes internas ou processos legados pode deixar as organizações acreditando que eles são compatíveis, quando, na verdade, elas estão expostas a problemas de não conformidade potencialmente prejudiciais. Em alguns países, isso pode até mesmo levar à pena de prisão para os executivos da empresa.

Alavancar o poder da tecnologia

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Foto: Kaspersky

Embora a tecnologia tenha revolucionado vários aspectos do negócio, muitas organizações ainda estão vinculadas a processos de gerenciamento de conformidade manuais ou a contratos de fornecedores colocados há anos, possivelmente, não passaram pelas atualizações necessárias. Desembaraçar a teia de planilhas e documentos em papel ou os caminhos de informação de vários fornecedores, muitas vezes revela-se extremamente difícil.

Adaptar-se rapidamente às mudanças requer habilidades e conhecimentos significativos. De acordo com a pesquisa SmartCompliance da ADP, 65% dos CFOs acreditam que a redução do número de pontos de contato em processos de conformidade poderia aumentar a eficiência e produtividade. Além disso, mais de 75% dos executivos de finanças relatam não ter acesso em tempo real a dados de conformidade consolidados.

Ferramentas e tecnologias que ajudem as organizações a aplicar de forma consistente as políticas e as normas em torno de horas extras e outras atividades críticas de gerenciamento da força de trabalho são essenciais para manter um ambiente compatível.

Terceirizar para transformar

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Foto: PCG

Os executivos precisam olhar além de soluções e plataformas que ajudem a simplificar a gestão de conformidade e selecionar provedores que estejam na vanguarda da tecnologia e da inovação, fornecendo os melhores especialistas locais, prontos para cumprir as mudanças que a legislação exige.

Com os desafios crescentes e a complexidade do risco de compliance, vem uma oportunidade única para a área de recursos humanos e executivos de finanças para ajudar a impulsionar a mudança organizacional. Ao encontrar novas formas de ajudar a manter a conformidade, reduzir riscos, melhorar a eficiência de processos de negócios e, em última análise, o crescimento do negócio, o RH e os departamentos de finanças podem demonstrar seu valor estratégico para a empresa.

Foto em destaque: Unieducar

Por Denilson Yamada

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TAGS: Conformidade

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