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eSocial – Um fardo administrativo para o RH?

Publicado Por: ADPLatAm on 3 March 2017 in eSocial

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Recentemente o cronograma do eSocial foi alterado e as empresas com faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões que deveriam estar aplicando o novo sistema a partir de setembro deste ano, ganharam um fôlego para se adequarem. Além disso, a data para adoção do novo sistema passou a ser 01 de janeiro de 2018. Mas por que a alteração do prazo foi recebida com alívio por diversos empresários?

De acordo com um levantamento realizado pelo Sindicato de Serviços Contábeis de São Paulo (Sescon-SP) que ouviu cerca de 500 contadores, apenas 4% dos seus clientes estavam de fato prontos para atender às novas regras. Além disso, para empresários (42%) ouvidos pela entidade, indicaram que ainda existe uma grande barreira em relação ao eSocial e que é necessária uma maior conscientização por parte das empresas sobre a necessidade de mudança na forma de envio das informações. Já para 37% dos entrevistados, o maior problema é o prazo insuficiente e muitas dúvidas a respeito do sistema.

De fato, a chegada do eSocial representou a maior mudança em processos envolvendo empregados que o Brasil já conheceu. O projeto federal brasileiro que transfere dados de colaboradores e seus pagamentos – informações para previdência social e dados fiscais e tributários – às autoridades governamentais pertinentes através de um único portal online inutiliza efetivamente todos os sistemas dos quais o RH dependeu por tanto tempo: o livro de registro de empregados, a Guia de Recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e Informações à Previdência Social (GFIP), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), e outras obrigações trabalhistas e previdenciárias – tudo isso foi substituído pelo eSocial.

O papel do RH no eSocial

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Por toda essa transformação que o novo sistema vem empregando um maior esforço das empresas é que 45% dos altos executivos acredita que o eSocial terá o maior impacto sobre o RH. Já que o departamento será o responsável pelo levantamento e envio de todas as informações exigidas pelo novo sistema do governo. E não seguir o processo corretamente, ou seja, em caso de erro, os custos serão altos e – se não houver correção imediata – podem se multiplicar rapidamente.

O sistema eSocial exige que todas as atividades trabalhistas sejam transmitidas em arquivos individuais para cada evento e inseridas no banco de dados do Registro de Eventos Trabalhistas (RET). Isso representará o histórico profissional do empregado.

O arquivo da folha de pagamento e de outras contribuições sociais deve então ser transmitido mensalmente e estar em conformidade com o Registro de Eventos Trabalhistas (RET). Para cumprir a legislação, todo empregador deve gerar arquivos eletrônicos contendo informações especificadas no portal, assiná-los digitalmente e transformá-los em documentos eletrônicos a fim de assegurar a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Esses arquivos eletrônicos são transmitidos pela internet para o eSocial; após uma verificação formal de integridade, o portal emitirá recibos de entrega (ou notificação de erro) por meio de um processo conhecido como “messaging”. Cada mensagem não deverá conter mais de 50 eventos. Após a validação pelo eSocial, existem vários recibos para cada vínculo empregatício e protocolos para cada entrega de arquivo que atestam se cada uma das mensagens está correta ou contém erros, devendo estes ser armazenados, o que requer centros de processamento de dados com capacidade para tal.

Contando com um parceiro

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Sim, a vida do RH não será nada fácil, já que na maioria das empresas é este departamento que está liderando essas mudanças e é o responsável por integrar todas as áreas da companhia. E não é apenas se adequar ao novo processo, segundo uma pesquisa da PwC, 30% das empresas ouvidas indicam que a mudança cultural que o eSocial promoverá dentro das corporações é a maior dificuldade a ser enfrentada.

Um ponto é fato, com o eSocial a essência das interações entre empregadores e governo mudará substancialmente. E para transpor mais este desafio, a área de RH precisa contar com o apoio das áreas envolvidas, dos colaboradores que deverão auxiliar o departamento em caso de divergências de informação e um parceiro para auxiliá-lo com as questões burocráticas. A parceria com um especialista em eSocial permitirá que o departamento de RH domine e terceirize o processo.

 

Escrito por: Daniela Paschoal

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TAGS: eSocial

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