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eSocial é conformidade para as empresas

Publicado Por: ADPLatAm on 15 February 2017 in eSocial

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Com o surgimento do eSocial, 100% dos empregadores brasileiros devem atender as novas exigências do governo para prestação de contas de dados de seus colaboradores. Na maior mudança já feita para enviar as informações trabalhistas e previdenciárias de um empregado ao governo em décadas, o novo sistema requer a transferência de dados do empregado, como pagamentos – incluindo salários, benefícios e previdência social – pela empresa às autoridades governamentais pertinentes por meio do webservice do eSocial.

Mas para a adoção do novo envio das informações trabalhistas e previdenciárias ao governo, a empresa deve passar por uma série de transformações, não apenas processuais, mas culturais, já que o RH terá que estar interligado as mais diversas áreas da companhia, como a contábil, TI, segurança do trabalho, financeiro, entre outras, e atuando em sinergia com todas elas. Para isso, será imprescindível a adoção de processos internos para que os prazos exigidos pelo governo sejam cumpridos.

Partindo do princípio que as informações dos colaboradores deverão ser enviadas diariamente em arquivos digitais ao eSocial, com recibos e protocolos emitidos de volta para o empregador para armazenamento de cada empregado, gerando uma imensa carga sobre os sistemas e recursos de RH e TI, a companhia deve contar com o apoio de todos os setores que fazem da empresa um organismo vivo, inclusive de seus colaboradores.

Segundo dados da KPMG, nenhuma empresa possui 100% de conformidade em seus registros, ou seja, todas elas demonstram incompatibilidade de dados. Um exemplo disso, apontado pelo levantamento, é que a média de incompatibilidade para o CPF é de 21,14% de dados que precisam de correção. Além disso, divergências com a data de nascimento registram 15,96%, com o NIS – Número de Identificação Social – 13,70% e o nome do colaborador com 0,86%.

esocial

Recentemente a ADP Brasil pôde comprovar que ainda há muito a se fazer quando o assunto é conformidade para adequação ao eSocial. Identificamos, por exemplo, que a qualificação cadastral em lote liberada pelo governo no final de junho apontou em média, inconsistências para 20% dos empregados submetidos. Em muitos desses casos, o empregado necessitará comparecer pessoalmente ao órgão governamental para resolver a pendência. Em um primeiro momento, as empresas deverão fazer o levantamento e checagem de dados básicos de seus colaboradores, como CNPJ, CPF, NIS, nome e data de nascimento.

Visto que o eSocial gera exposição legal e possíveis sanções, é essencial criar um processo de evolução garantida, preservando o negócio e evitando os custos adicionais de gerenciar um novo ambiente regulatório. Atualmente, muitas empresas podem ter múltiplos sistemas e processos fragmentados para atender as exigências legais, porém, com tantos aspectos de gerenciamento de empregados agora centralizados em um webservice, elas deverão integrar suas áreas internas e precisam fazer isso rápido. Surgirão custos e riscos para cada novo sistema introduzido, o que por sua vez dificulta o controle do processo inteiro.

eSocial

Para minimizar o impacto sobre os negócios e absorver as mudanças frequentes nas exigências do governo, a terceirização para um parceiro especialista significa um gerenciamento inteligente dos custos. Os sistemas internos das empresas terão um custo demasiado alto para a integração com o eSocial e cada mudança ou nova legislação futura exigirá novas licenças ou atualizações de software. Mesmo que o seu departamento de TI consiga fazer com que todos os seus sistemas operem corretamente, erros podem passar despercebidos.

Por isso, se organizar com antecedência traz resultados positivos, e pode colocar as empresas à frente da concorrência. Dos executivos entrevistados em pesquisa realizada pela PwC em 2015, 39,6% se dão conta de que o maior ganho para uma empresa que se adéqua ao eSocial é a melhoria na conformidade com leis trabalhistas, tributárias e previdenciárias. Isso também ajuda a alinhar o Brasil com as tendências globais, já que um terço dos CEOs do mundo afirma que, no ano passado, tiveram um aumento expressivo na confiança em fornecedores terceirizados.

E foi pensando nas companhias que ainda não estão prontas às novas demandas do governo e têm dúvidas quanto ao eSocial, que a ADP Brasil em parceria com a Ernst Young, reunirá experts sobre o assunto em um webinar gratuito sobre o Projeto do Governo Federal que promoverá uma grande revisão na rotina de trabalho das empresas. Reserve na sua agenda, dia 15/03, das 15h às 15h40, vai acontecer a transmissão. Cadastre-se no link e não perca esta oportunidade.

Escrito por: Valquiria Cruz

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TAGS: eSocial

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