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5 passos para uma reunião perfeita

Publicado Por: ADP LATAM on 15 junho 2018 in Non classé

Reuniões na empresa são de extrema importância

Pensar sobre as reuniões na empresa é essencial para manter a produtividade e garantir resultados sustentáveis.

Segundo a consultoria de gestão Bain & Company, atividades como essa consomem 25% ou mais da jornada de trabalho de um funcionário.

Pelo cálculo da consultoria, isso equivale a 10 horas semanais de trabalho usadas para cada profissional.

Isso acontece pois, muitas vezes, as pessoas chegam às reuniões sem sequer saber os pontos que serão debatidos, o que gera conversas longas e sem foco e, consequentemente, perda de tempo.

A solução para esse problema é simples: gastar menos tempo com os encontros e ter em mente que reuniões precisam ser claras e objetivas.

Veja, a seguir, cinco passos para uma reunião perfeita:

1. Estabeleça um objetivo

Se todas as pessoas que vão participar da reunião souberem antes qual o objetivo do encontro, será mais fácil sair da sala com um resultado.

No convite, é importante constar o tema e os objetivos a serem tratados.

Alguns gestores tomam horas das reuniões com assuntos que poderiam ser tratados em minutos.

Procure ser objetivo e gastar, no máximo, 15 minutos para resolver cada questão.

2. Tenha uma pauta

Estruture uma pauta, com tempo estipulado para cada item.

Para não estourar o tempo, controle item por item.

É importante enviar todos os assuntos que serão debatidos no comunicado da reunião.

Dessa forma, todos saberão o que vai acontecer e como podem contribuir.

3. Convide até seis pessoas

Exceto para reuniões de comunicados importantes que envolvem a empresa toda, quanto menor o grupo, melhor.

O ideal é reunir os líderes e as pessoas que estão diretamente ligadas ao assunto central.

Se o tema em discussão envolver uma área com muitas pessoas, eleja um representante.

Isso porque, muitas vezes, dezenas de pessoas participam para que apenas uma ou duas decidam algo, o que afeta o tempo e o dinheiro da empresa.

4. Estipule uma hora de início e fim

Reunião eficiente tem hora para começar e acabar – e elas precisam ser respeitadas.

De preferência, realize o encontro no período da manhã, com no máximo uma hora de duração.

Para que isso seja possível, no início da conversa, reforce os pontos principais e o que as pessoas devem evitar, como usar o celular, abordar assuntos que não estão na pauta e não respeitar o tempo de cada tema.

5. Faça em um espaço privativo

Lugares descontraídos podem ser ótimos para os processos criativos, mas na hora de tomar decisões é importante que todo mundo esteja bem focado.

Opte por um lugar bem arejado, com espaço suficiente para todos e que não permita interrupções ou distrações.

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