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Reuniões podem ser rápidas e produtivas. Saiba como

Publicado Por: ADP LATAM on 28 Fevereiro 2018 in Gestão do Capital Humano

Desde repassar um comunicado importante até organizar os preparativos para um happy hour, as reuniões fazem parte da rotina empresarial e serão sempre importantes para o desenvolvimento das demandas.

O problema é quando são organizadas sem um objetivo claro e para debater um assunto qualquer.

Somado a isso, uma das queixas frequentes dos funcionários de muitas empresas é de elas costumam ser mais longas do que o necessário e, por isso, perdem o foco facilmente.

Além de fazer os colaboradores perderem tempo e ficarem incomodados, convocar os funcionários para qualquer assunto pode banalizá-las.

Dessa forma, quando um tema importante precisar ser discutido, os colaboradores podem não levar a sério.

Por isso, é muito importante saber se a sua demanda realmente exige uma reunião. Alguns assuntos podem – e devem – ser resolvidos por e-mail ou em um bate-papo rápido na própria mesa.

Mas caso a sua pendência exija uma reunir com a equipe, existe algumas dicas para fazer deste momento o mais produtivo possível.

O blog da ADP elencou os cinco principais passos para que isto aconteça de maneira bem-sucedida. Confira:

1) As reuniões precisam ter horário para começar e finalizar

Esta deve ser a regra básica. Quando o organizador estipula o horário de duração, os participantes tendem a manter o foco e irem direto ao ponto principal do encontro.

2) Assuma a liderança e defina os papeis

Quando os papeis não são bem traçados, além de não conseguir cumprir o objetivo, os participantes podem ficar perdidos, sem saber o que fazer. Por isso, a dica é definir bem as funções, além de traçar quais tarefas cada um desempenhará.

3) Faça um roteiro para a reunião com início, meio e fim

É preciso sempre ter o escopo completo do que será falado. Dessa maneira, é possível manter a linha de raciocínio durante todo o tempo, evitando divagações e perda do foco. Além disso, é indicado que este roteiro seja encaminhado por e-mail para os participantes, dessa maneira eles ficam cientes do que será discutido e podem se preparar.

4) Quanto menor o número de pessoas, mais produtiva será

Convide para a reunião apenas as pessoas realmente necessárias. Quanto mais enxuto o grupo, mais efetivo será o encontro. Além disso, com menos pessoas, elas terão mais foco e será mais fácil motivá-las a desempenhar uma boa função.

5) Produza uma ata com o que foi discutido

Ao final da reunião, o indicado é que o responsável faça uma ata do que foi discutido, quais decisões foram tomadas e qual será o papel de cada um para os próximos dias. Desta maneira, todos saberão suas funções e o líder consegue acompanhar os resultados de cada um.

TAGS: produtivdade reuniões

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Dirce says

Parabens pela valiosa dica!!!

Afinal, tempo e dinheiro $$$

edmilson.nunes@viavarejo.com.br says

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