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Faltando apenas um ano para o início da vigência do eSocial – pelo menos para negócios com faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões -, as empresas entram em alerta vermelho para se adequar às principais exigências do sistema. Isso porque ele unificará o report de informações que antes eram enviadas a diferentes órgãos do governo – Previdência Social (Sefip); Relação Anual de Informações Sociais (RAIS); Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT); Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf); e Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) -, e padronizará seu registro a partir de uma plataforma online que não dá margem a omissões ou erros.

Segundo a diretora executiva de Labor and Social Security Services da consultoria EY, Gisele Carneiro, o eSocial, apesar de exigir agilidade das empresas que ainda não adaptaram suas práticas, trará benefícios tanto ao departamento de Recursos Humanos quanto aos empregados das companhias.

Confira entrevista na qual ela comenta sobre as principais questões que ainda permeiam a chegada do eSocial no mercado, além de esclarecer pontos importantes que podem ajudar o RH a se organizar nos próximos meses.

ADP: Estamos a um ano do início da vigência do eSocial em parte das empresas brasileiras. Como o mercado está se preparando?

Gisele Carneiro: O eSocial chega às empresas como um facilitador para o registro de informações. A principal mudança é que esse processo agora se torna online e padroniza os dados que serão coletados, dados esses tanto das companhias quanto de seus empregados.

A maturidade atual das empresas para startar o uso do eSocial depende da organização de informações que cada uma possui até então. Enquanto algumas terão muito trabalho para se adequar às demandas do governo, outras apenas precisarão realizar ajustes pontuais, pois já são orientadas há algum tempo, seja pelo RH ou por consultorias.

Essa necessidade de organização também definirá os custos gerados no processo. Isso porque determinadas empresas terão que mudar o sistema anteriormente utilizado para o envio de informações ao governo pelos departamentos de Recursos Humanos; outras terão que resgatar dados antigos para conseguir completar todos os reports corretamente.

ADP: Como o sistema mudará a cultura empresarial?

GC: O eSocial desencadeará mudanças que vão além da rotina do RH. Seus efeitos, entretanto, serão sentidos apenas após 2018, já que as rotinas praticadas até o momento dentro das empresas – no relacionamento com empregados, por exemplo – poderão ser mantidas. E esse período deve ser usado a favor das companhias para maturarem seus processos e equipes.

Para o lado dos colaboradores, apesar de o sistema representar um ganho no recebimento de benefícios e garantir mais assertividade no registro de suas informações, será observada uma mudança em suas obrigações dentro das companhias. Isso será mais impactante, em especial, àqueles que trabalham no mesmo ambiente por muito tempo.

Um bom exemplo que ilustra esse cenário é o de agendamento de férias. Quem tinha o costume de partir o período em diferentes épocas do ano, agora terá que seguir a orientação de dividir todos os dias aos quais tem direito em apenas três opções – 20 e 10 dias, 15 e 15 dias, ou tirá-los por inteiro – 30 dias. Parece algo simples de ser ajustado, mas algumas empresas têm culturas muito fortes e flexibilizam suas normas. Portanto, apresentar tais novidades aos colaboradores pode ser um desafio.

ADP: Quais são as maiores dificuldades desse processo?

GC: A parte mais crítica do processo será a de adaptação às demandas do eSocial, em especial para aquelas empresas que precisarão alterar drasticamente suas práticas e reunir todos os dados necessários. Isso porque quaisquer erros, atrasos ou emissão de dados incoerentes podem acarretar em multas e gerar, consequentemente, mais gastos. O primeiro passo – que é a empresa entender que já é tempo de agir – é o mais importante no momento.

ADP: E para o governo, como a importância do eSocial pode ser justificada?

GC: Um dos principais benefícios será a padronização na coleta de informações. O eSocial coloca às empresas a obrigação de registrar todos os dados exigidos pelos órgãos do governo, e não possui margem para erros e omissões. Como consequência disso, foi divulgada a expectativa de coleta de cerca de R$ 20 milhões apenas no primeiro ano após o início da operação do eSocial.

Esse montante é resultado da maior blindagem a fraudes, ao pagamento em dia de tributos pelas companhias, assim como o de eventuais multas que a desorganização ou omissão de dados possa acarretar. A fiscalização do cumprimento das empresas ao que é exigido pela legislação também será mais ágil, já que todos os reports serão online.

ADP: Para o RH, o que muda? E para os colaboradores, quais serão os impactos?

GC: Para o RH, entendo que as mudanças levadas pelo eSocial à sua rotina terão impacto positivo. O departamento poderá promover mudanças que facilitarão seu cotidiano: os profissionais terão menos trabalho na coleta de informações essenciais ao seu trabalho, além de maior eficiência ao responder às demandas das empresas.

Assim, o RH ganhará agilidade, em tempos nos quais o departamento é cada vez mais estratégico aos negócios. Para os colaboradores, a concessão de benefícios se tornará mais eficiente, além de os processos se tornarem mais rápidos e os reports mais assertivos ao governo.

ADP: Qual é seu conselho para quem ainda não correu atrás da preparação necessária ao eSocial?
GC: O momento é agora! Ainda temos um ano pela frente, que acredito ser o tempo demandado para uma empresa conseguir fazer todos os ajustes – sejam eles culturais, em seus sistemas ou equipes – necessários.

Perfil: Gisele Carneiro

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